Памятка по документальному оформлению проезда и проживания приглашенных физических лиц для участия в мероприятиях

Основные этапы документального оформления

1.     Подготовка и оформление приказа о проведении мероприятия.

2.     Подготовка документов для оплаты проезда и проживания в пределах сметы расходов на проведение мероприятия.

3.     Согласование и проведение оплаты проезда и проживания по представленным документам.

4.     Предоставление документов по фактическим расходам по проезду и проживанию.

5.     Подведение итогов.

1.    Подготовка и оформление приказа о проведении мероприятия.

 Для проведения мероприятия необходимо подготовить проект приказа о проведении мероприятия с оформлением необходимых приложений. Одним из обязательных приложений должна быть оформлена «Смета расходов», в которой указываются планируемые расходы, в том числе по пунктам указывается вид расходов, сумма, источник финансирования.

Проект приказа оформляется инициатором/ответственным исполнителем в системе электронного документооборота (СЭД). Шаблон электронного бланка приказа и приложений размещен в СЭД, подписывается усиленной электронной цифровой подписью.  Приказ с регистрационным номером считается документально оформленным, и позволяет начинать подготовку документов для проведения расходов в рамках утвержденной сметы.

ВАЖНО! Приступить к оформлению приказа о проведении мероприятия заблаговременно.

2.   Подготовка документов для оплаты проезда и проживания в пределах сметы расходов на проведение мероприятия.

Документы для оплаты проезда и проживания не должны превышать лимиты статей расходов, указанных в смете. Все расходы оформляются безналичным расчетом: договорами или счетами.

По расходам на проезд и проживание приглашенных лиц, не состоящих в штате НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, необходимо оформить документы по трем предлагаемым вариантам:

2.1.               Заключение и оплата договора на предоставление услуг с организацией, предоставляющей комплекс услуг по проезду и проживанию.

Для заключения договора необходимо обратиться в Отдел управления закупками, выбрав соответствующего поставщика услуг и виды услуг (с готовым ТЗ для заключения договора).  

Закупка проводится в соответствии с алгоритмом заключения договоров с единственным поставщиком, размещенным в сети интернет на странице Отдела управления закупками.

НИУ ВШЭ не имеет право делать предоплату услуг/работ.

2.2.               Оплата счета на оказание услуг по проезду и проживанию, для чего нужно обратиться в организацию, предоставляющую соответствующие комплексные услуги, получить счет на оплату, далее предъявить его в Отдел управления закупками для последующего согласования и оплаты.

Обращаем особое внимание: если итоговая сумма закупки на проезд/проживание/проезд + проживание превышает 200 000 (Двести тысяч) рублей, договор должен быть заключен в обязательном порядке.

2.3. Заключение с лицом, не состоящим в штате Нижегородского кампуса, гражданско-правового договора на компенсацию расходов на оплату проезда и проживания.

Алгоритм оформления договора ГПХ размещен на сайте НИУ ВШЭ – Нижний Новгород на странице Отдела кадров.

Компенсация расходов по проезду и проживанию указывается в приложении к договору ГПХ: в Задании на выполнение работ/оказание услуг физическим лицом, а также в акте сдачи-приемки работ/услуг (этапа работ/услуг). 

Данный вариант предусматривает, что физическое лицо (исполнитель) самостоятельно оплачивает проезд и проживание с последующей компенсацией по фактическим расходам (с обязательным предоставлением первичных документов по данным расходам).

3.                     Согласование и проведение оплаты проезда и проживания по представленным документам.

3.1.               По мере заключения договора с организацией, предоставляющей полный комплекс услуг (проезд + проживание), работник Отдела управления закупками, после согласования в соответствии с действующим регламентом передает документы на оплату в Бухгалтерию. Информация об исполнении платежей доводится до всех заинтересованных лиц.

3.2.               Работник Отдела управления закупками, после согласования в соответствии с действующим регламентом и визирования руководством кампуса, передает счет на оплату в Бухгалтерию. Информация об исполнении платежей доводится до всех заинтересованных лиц.

3.3.               Договор ГПХ с приложениями ответственный за проведение мероприятия передает в Отдел кадров. Для оплаты компенсации проезда и проживания подписанный Акт к договору ГПХ передается в Бухгалтерию. Информация о выплате компенсации по проезду и проживанию доводится до ответственного за проведение мероприятия.

4.                      Предоставление документов по фактическим расходам по проезду и проживанию

4.1.               По фактическому оказанию услуг, указанных в п. 2.1 и 2.2, организации, предоставившие услуги по проезду и проживанию, предъявляют закрывающие документы: накладные и акты выполненных работ. Оригиналы документов передаются в Отдел управления закупками.

4.2.               По компенсации расходов по проезду и проживанию, указанных в п.2.3, физическое лицо/исполнитель должен предоставить первичные документы. Ответственный за проведение мероприятия передает первичные документы в Бухгалтерию.

5.                      Подведение итогов.

Все фактически произведенные расходы должны соответствовать статьям расходов, указанным в смете. Допускается изменение сумм по статьям расходов в случае не превышения итоговой суммы по смете, утвержденной приказом. В случае превышения итоговой суммы, оформляется приказ по внесению изменений в смету.