Алгоритм действий при выполнении прикладных и консалтинговых проектов

1. Оформление договора с заказчиком

Для оформления договора с заказчиком инициатору проекта необходимо выбрать определенный вид договора в СЭД (доходные договоры, выбрать вид договора по согласованию с юридическим отделом и ОКНИ). После согласования и подписания в СЭД, необходимо подписать на бумажном носителе.

Инструкция доходный договор (С дополнениями ФАС) (DOC, 414 Кб) 

2. Оформление коммерческого предложения (в случае запроса со стороны заказчика)

Если по просьбе заказчика требуется коммерческое предложение, руководитель/ инициатор проекта формирует в СЭД исходящее письмо с приложением в виде коммерческого предложения (образец). 

3. Регистрация, согласование и подписание договора

Инициатор проекта присылает договор и техническое задание на электронную почту mrozhkova@hse.ru для того, чтобы определить относится ли проект к прикладной науке.
Перед запуском в СЭД инициатор проекта присылает договор и техническое задание на электронную почту юридического отдела НИУ ВШЭ – Нижний Новгород legaldepnn@hse.ru.

Регистрация, согласование и подписание договора у директора осуществляется в СЭД. После подписания в СЭД требуется подписание договора на бумажном носителе.

Если проект в процессе экспертизы договор отнесен к прикладной науке, то ОКНИ может оказать помощь в сопровождении процесса согласования и подписания договора при обращении руководителя проекта. Если проект не относится к науке, то подразделение, инициирующее данный проект, оформляет  договор в сэд и на бумажном носителе cамостоятельно (согласующие лица: руководитель проекта, начальник ОКНИ, начальник юридического отдела, начальник ПФО, главный бухгалтер, Дирекция НИР).
Подписанный договор на бумажном носителе и акт к нему сдается в ОКНИ.  Скан подписанного договора необходимо отправить в бухгалтерию для своевременного оформления счета и закрывающих документов.

4. Оформление приказа об организации работ по проекту
Документ формируется и утверждается в СЭД с использованием типовой формы:

Приказ об организации работ по проекту (DOCX, 25 Кб) 

Приложение (DOCX, 17 Кб) 

В приказе утверждается состав рабочей группы и смета проекта.

Состав рабочей группы формирует руководитель проекта. Приказ об организации работ по проекту согласуют руководитель подразделения – инициатора проекта (если приказ запускает другое лицо); начальник Управления делами; начальник юридического отдела; начальник ПФО; главный бухгалтер; заместитель директора, курирующий деятельность подразделения, инициирующего проект; заместитель директора, курирующий финансовые вопросы. В список рассылки при инициации приказа в СЭД необходимо включить начальника отдела координации научных исследований Козлова А.В. и заместителя начальника отдела координации научных исследований Рожкову М.Н.

При подготовке сметы необходимо руководствоваться Приказом "Об установлении ставок отчислений в централизованный бюджет НИУ ВШЭ- Нижний Новгород  в отношении доходов по научным исследованиям".

8.1.6.3-14_260924-4 (DOCX, 22 Кб) 

8.1.6.3-14_260924-4 Приложение 1 (DOCX, 28 Кб) 

В случае изменения состава рабочей группы или перераспределения расходов между статьями затрат требуется утвердить изменения в приказ об организации работ посредством подписания и согласования в системе СЭД. Можно использовать форму приказа о внесении изменений: 

О внесении изменений пример (DOCX, 19 Кб) 

Если проект относится к прикладной науке, то помощь в подготовке приказа об организации работ по проекту может оказать ОКНИ при обращении руководителя проекта. Если проект не относится к прикладной науке, то приказ оформляет инициатор проекта в соответствии с рекомендациями.

 5. Оформление договоров (ГПХ) с исполнителями проекта

Руководитель проекта (или назначенный им участник проекта) готовит проект договора ГПХ (подготовка договора, технического задания).

Оформление ГПХ и актов к ним с исполнителями проекта осуществляется через СЭД. Порядок оформления ГПХ в СЭД и инструкция находятся на странице Отдела кадров  https://nnov.hse.ru/hrd/kontraktgpx.

6. Проведение мероприятий в рамках проекта (при необходимости)

В случае, если проект включает проведение мероприятия, подразделение-инициатор оформляет приказ о мероприятии, если данный проект не относится к прикладной науке.

Типовые формы приказов о мероприятиях размещены в общем доступе: "Папки подразделений:\Типовые формы документов\ АУФ приказов о мероприятиях.doc", а также на сайте.

Расходы на проведение мероприятия должны быть запланированы в смете проекта.

Если проект относится к прикладной науке, такой приказ может помочь оформить ОКНИ при обращении руководителя проекта.