Алгоритм действий при выполнении прикладных и консалтинговых проектов

1. Оформление договора с заказчиком

Для оформления договора с заказчиком инициатор проекта использует типовые формы договоров, размещенные в общем доступе (Папки подразделений:\Договоры\Типовые Формы мы  ИСПОЛНИТЕЛЬ) или на сайте НИУ ВШЭ-Нижний Новгород.
Если заказчик использует свою форму договора, следует запросить ее в электронном виде и согласовать с юридическим отделом посредством электронной почты. 

2. Оформление коммерческого предложения (в случае запроса со стороны заказчика)

Если по просьбе заказчика требуется коммерческое предложение, руководитель/ инициатор проекта формирует в СЭД исходящее письмо с приложением в виде коммерческого предложения (образец). 

3. Регистрация, согласование и подписание договора

Инициатор проекта присылает договор и техническое задание на электронную почту mrozhkova@hse.ru для того, чтобы определить относиться ли проект к прикладной науке.

Регистрацию (присвоение номера и даты договора, внесение сведений о нем в соответствующий реестр) договора с заказчиком осуществляет ОКНИ по договорам, отнесенным к прикладной науке и консалтингу. Договоры по оказанию информационно-консультационных услуг регистрирует бухгалтерия.
Если проект в процессе экспертизы отнесен к прикладной науке, то ОКНИ может оказать помощь в сопровождении процесса согласования и подписания договора при обращении руководителя проекта. Если проект не относится к науке, то подразделение, инициирующее данный проект, согласовывает договор в бумажном варианте cамостоятельно в соответствии с Регламентом согласования документов, размещенном в общем доступе: "Папки подразделений:\Общий отдел\Регламент согласования документов в НИУ ВШЭ - Нижний Новгород" или на сайте НИУ ВШЭ.

4. Оформление приказа об организации работ по проекту
Документ формируется и утверждается в СЭД с использованием типовой формы:
 Приказ об организации работ по проекту 

Приложение 

В приказе утверждается состав рабочей группы и смета проекта.
Состав рабочей группы формирует руководитель проекта. Приказ об организации работ по проекту согласуют руководитель подразделения – инициатора проекта (если приказ запускает другое лицо); начальник общего отдела; начальник юридического отдела; начальник ПФО; главный бухгалтер; заместитель директора, курирующий деятельность подразделения, инициирующего проект; заместитель директора, курирующий финансовые вопросы. В список рассылки при инициации приказа в СЭД необходимо включить начальника отдела координации научных исследований.

При подготовке сметы необходимо руководствоваться Приказом "Об установлении ставок отчислений в централизованный бюджет НИУ ВШЭ- Нижний Новгород  в отношении доходов по научным исследованиям на 2023 год".
В случае изменения состава рабочей группы или перераспределения расходов между статьями затрат требуется утвердить изменения в приказ об организации работ посредством подписания и согласования в системе СЭД. Можно использовать форму приказа о внесении изменений: 

Приказ О внесении изменений 

Приложение 

Если проект относится к прикладной науке, то помощь в подготовке приказа об организации работ по проекту может оказать ОКНИ при обращении руководителя проекта. Если проект не относится к прикладной науке, то приказ оформляет инициатор проекта в соответствии с рекомендациями.

 5. Оформление договоров (ГПХ) с исполнителями проекта

Руководитель проекта (или назначенный им участник проекта) готовит проект договора ГПХ (подготовка договора, технического задания).

Регистрацию и присвоение номеров договоров (ГПХ) с исполнителями проекта осуществляет отдел кадров.

Если проект не относится к прикладной науке, то согласование и подписание договоров с исполнителями проекта, осуществляет руководитель проекта (или назначенный им участник проекта).

Порядок оформления и передачи ГПХ, заключенными с физическими лицами – гражданами РФ в отдел кадров, а также сроки предоставления документов в Отдел кадров находятся по ссылке https://nnov.hse.ru/hrd/contracts

После завершения исполнителями работ по договорам ГПХ руководитель проекта (или назначенный им участник проекта) осуществляет приемку результатов по отчетам и закрытие договора (подписание акта сдачи-приемки результатов и передачу актов в бухгалтерию для оплаты).

Типовые формы договора ГПХ с приложением, отчета и акта-сдачи приемки размещены в общем доступе: "Папки подразделений:\Договоры\Типовые ГПХ для физ.лиц (в том числе ППС)".

Если проект относится к прикладной науке, то ОКНИ может оказать помощь в сопровождении договоров с исполнителями (согласование, подписание), подписании акта сдачи-приемки результатов и передачи актов в бухгалтерию для оплаты при обращении руководителя проекта.

6. Проведение мероприятий в рамках проекта (при необходимости)

В случае, если проект включает проведение мероприятия, подразделение-инициатор оформляет приказ о мероприятии, если данный проект не относится к прикладной науке.

Типовые формы приказов о мероприятиях размещены в общем доступе: "Папки подразделений:\Типовые формы документов\ АУФ приказов о мероприятиях.doc", а также на сайте.

Расходы на проведение мероприятия должны быть запланированы в смете проекта.

Если проект относится к прикладной науке, такой приказ может помочь оформить ОКНИ при обращении руководителя проекта.