Отдел выполняет следующие задачи:
- организует, сопровождает и контролирует протокольные, массовые, научные, культурные, развлекательные мероприятия (конференции, семинары, круглые столы, презентации и др.), проводимые НИУ ВШЭ — Нижний Новгород или с участием НИУ ВШЭ — Нижний Новгород;
- совместно с инициатором мероприятия определяет формат мероприятия, формирует программу мероприятия, определяет участников мероприятия, согласовывает технические требования, определяет и рассчитывает предварительные расходы, составляет смету, согласовывает источник финансирования;
- осуществляет организационную и консультационную поддержку инициатора мероприятия по подготовке и проведению мероприятия;
- координирует взаимодействие структурных подразделений НИУ ВШЭ — Нижний Новгород между собой при подготовке и проведении мероприятия;
- осуществляет подбор и бронирование помещений НИУ ВШЭ и внешних площадок для проведения мероприятия;
- обеспечивает разработку технических заданий, подготовку и сопровождение договоров, соглашений, иных документов для организации авиа- и ж/д переездов, трансфера, питания для участников мероприятий, аудио/видео съемок мероприятий, переводов и т.д. (за исключением аренды объектов недвижимого имущества);
- осуществляет поиск необходимых подрядчиков для организации и проведения мероприятия, осуществляет координацию и контроль выполнения обязательств подрядчиками;
- организует поиск, согласование и координацию исполнения технических решений для проведения мероприятия;
- организует работу волонтеров в период подготовки и проведения мероприятия;
- организует доступ участников мероприятия в здания НИУ ВШЭ — Нижний Новгород, в том числе подготовку соответствующих заявок;
- организует процесс приобретения, хранения, выдачи и учета презентационной и сувенирной продукции, изготовления и размещения материалов для визуального оформления мероприятий;
- организует оплату счетов по закупленным товарам, работам услугам в рамках проводимого мероприятия, осуществляет контроль исполнения бюджета проводимого мероприятия;
- по согласованию с инициатором мероприятия организует получение обратной связи от участников по итогам проведенного мероприятия;
- готовит предложения по совершенствованию процессов подготовки и реализации мероприятий НИУ ВШЭ — Нижний Новгород;
- взаимодействует с партнерами, поддерживающими и организующими мероприятия совместно с НИУ ВШЭ — Нижний Новгород.