Отдел архивного документоведения

Функции отдела

• осуществляет комплектование, хранение, учёт и использование документов архивного фонда НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• организует работу экспертной комиссии по архивной работе НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, взаимодействие с Центральной экспертной комиссий по архивной работе НИУ ВШЭ, с государственным казенным учреждением Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области, с Комитетом по делам архивов Нижегородской области по вопросам организации и ведения архивного дела в НИУ ВШЭ – Нижний Новгород; 
• разрабатывает проекты локальных нормативных актов НИУ ВШЭ – Нижний Новгород и методические документы по вопросам организации и ведения архивной работы в НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, формирования архивного фонда НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• оказывает методическую и консультативную помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений НИУ ВШЭ – Нижний Новгород; осуществляет согласование номенклатур дел структурных подразделений в СЭД;
• составляет сводные номенклатуры дел НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• оказывает консультационную поддержку структурным подразделениям НИУ ВШЭ – Нижний Новгород в сфере архивного дела;
• осуществляет контроль правильности формирования дел, обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• проводит проверки организации оперативного хранения и состояния сохранности документов в структурных подразделениях НИУ ВШЭ – Нижний Новгород; 
• проводит экспертизу ценности, отбор на архивное хранение и выделение к уничтожению документов НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• осуществляет методическое руководство и контроль правильности оформления дел, подлежащих передаче на архивное хранение, составления сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов в структурных подразделениях НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• составляет и оформляет сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, акты о выделении к уничтожению документов и дел НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, не подлежащих архивному хранению;
• осуществляет приём и учёт документов, подлежащих архивному хранению, от структурных подразделений НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• предоставляет информацию по документам, находящимся на архивном хранении в НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, руководству НИУ ВШЭ – Нижний Новгород и структурным подразделениям НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
• осуществляет подготовку проектов договоров на выполнение архивных работ/оказание архивных услуг, в том числе по проведению экспертизы ценности, упорядочению документов НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, и контроль исполнения договоров и фактически выполненных архивных работ/оказанных архивных услуг;
• формирует архивные учетные документы (книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда, реестр описей и др.);
• ведет делопроизводство в соответствии с локальными нормативными актами НИУ ВШЭ, НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Управления, обеспечивает сохранность документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и передает их в соответствии с установленным в НИУ ВШЭ – Нижний Новгород порядком на архивное хранение.