Этика корпоративной переписки и общения

На главную

Правила корпоративной переписки

• По возможности обращайтесь к адресату по имени /имени и отчеству.
• Адресуйте письмо (строка «Кому») только тем коллегам, от кого Вы ждете ответа/ действия.
• Строка «Копия» в переписке используется для информирования коллег, т.е. от них Вы не ждете по итогам письма ответа/действия.
• Не стоит добавлять в список адресов тех коллег, кто не имеет отношения к вопросам, затронутым в письме.
• «Скрытая копия» не используется во внутреннем общении (между коллегами НИУ ВШЭ).
• Каждое письмо должно иметь тему, четко и понятно сформулированную.
• В переписке чётко обозначайте задачу, задавайте конкретные вопросы, ставьте понятные дедлайны.
• Пометка «Важное» («!») используется только в крайнем случае, когда задача является приоритетной или требует оперативной реакции и решения, например, до конца рабочего дня.
• Если Вы не понимаете задачу, напишите коллегам об этом честно и простыми словами.
• Не пересылайте письма без комментария.
• Из текста письма адресату должно быть понятно а) почему это письмо пришло адресовано именно ему; б) на какой вопрос и кому он должен ответить; в) какую информацию он должен принять к сведению; г) в течение какого срока должна быть выполнена задача. Если адресату необходимо ответить на несколько вопросов, используйте нумерацию.
• Не игнорируйте просьбу отправить подтверждение о получении письма. Отвечайте в тот же рабочий день (если письмо получено после 17.00, то в первой половине следующего дня).
• Отвечайте в той же ветке письма, чтобы сохранить логику переписки.
• Электронная почта используется преимущественно для сбора мнений, а не для обсуждения (если прямо не указано обратное).
• Если требуется уточнение от одного конкретного участника переписки, не используйте функцию «ответить всем». Напротив, если информация важна для всех участников переписки, не забудьте про эту функцию.
• Названия вложенных файлов должны быть простыми и понятными. Если нет возможности переименовать файл (например, документ пришел «сверху» и отправить обратно нужно с тем же названием) – кратко обозначьте в тексте письма, о чём вложенные документы.
• Пишите такие письма, которые вам было бы легко читать. Посмотрите на тему, текст письма и файлы вложения - вы сами бы сразу поняли, чего от вас хотят? Отправляйте письмо тогда, когда вам самому ясно, о чём в нем идёт речь!
• Не доводите выполнение этих правил до абсурда. Придерживайтесь позиций здравого смысла и доброжелательного отношения к коллегам.

Принципы экологичного общения

1. В процессе коммуникации исходить из того, что каждым из коллег руководит позитивное намерение и желание хорошо сделать свою работу.

2. Соблюдать этикет деловой переписки:

• отвечать на рабочую почту в течение рабочего дня или до 12-00 следующего;
• адресуя письма, соблюдать правила: прямой адресат(ы) письма, от которых ожидается ответ, ставятся в переписке в раздел «Кому», те, кто должны быть проинформированы, ставятся в поле «Копия»;
• всегда отвечать на вопросы и запросы. Сообщать причины, если нет возможности выполнить задачу, или время, когда возможность появится;
• в письмах с задачами и запросами четко формулировать задачу и запрос (так, как бы сам хотел, чтобы они были сформулированы тебе), четко ставить дату выполнения;
• использовать статус «!» только, когда это действительно «!»;
• скрытая копия – табу!;
• всегда отвечать в ветке переписки, указывая тему первого письма, чтобы сохранить логику.

3. Бережно относиться к чувствам друг друга:

• сразу и аргументированно говорить о замеченной в работе неэффективности вместо того, чтобы держать обиду;
• говорить о возникающих проблемах и несогласии открыто, но дружелюбно и конструктивно, не переходя на личности;
• не делиться с коллегами своим плохим настроением;
• не забывать отмечать заслуги и вклад друг друга.

4. Бережно относиться к времени друг друга:

• готовиться к совещаниям;
• соблюдать запланированный временной график совещаний и переговоров;
• излагать суть дела кратко, емко, по существу.

5. Сдерживать данные обещания и соблюдать дедлайны, потому что на твой дедлайн завязаны дедлайны других. В случае невозможности уложиться в дедлайн или сдержать данное обещание сразу, как только появилось понимание этого факта, сообщать об этом давшему задание, чтобы была возможность оказать помощь, перераспределив обязанности.

6. Доверять другим. Не бояться делегировать.

7. Уметь говорить аргументированное «нет».

8. Оценивать ресурсы, прежде чем начинать проект.