Командировочные расходы

Оформление командировки

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», приказом от 11.02.2016 № 6.18.1-01/1102-05 «О расходах на служебные командировки работников Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», приказом НИУ ВШЭ от 01.06.2016 № 6.18.1-01/0106-08 «Об утверждении Положения о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»:

·        Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

·        Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Работник направляется в командировку на основании соответствующим образом оформленной и подписанной служебной записки о командировании.

 Порядок оформления документов о командировании

Шаг 1. Подготовить служебную записку (СЗ) о командировании по утвержденной форме

Служебная записка о командировании (XLS, 653 Кб) 

Инструкция по заполнению СЗ на командировании (XLSX, 16 Кб) 

 Внимание:

·        Командировка по России  оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки;

·        Зарубежная командировка оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки.

! Если период командировки совпадает с ежегодным отпуском, необходимо оформить  перенос (отзыв из) отпуска заявлением (необходимо передать в Отдел кадров) ОБРАЗЕЦ (отзыв из отпуска) (DOCX, 16 Кб) 

 Шаг 2. Оформить служебную записку в СЭД
Запустить в СЭД служебную записку в соответствии с Порядком оформления СЗ в СЭД.

Инструкция по оформлению Служебной записки о командировании в СЭД (DOCX, 1.80 Мб) 

! Если день отъезда в командировку и день возвращения из командировки из нее выпадает на выходной день, то необходимо оформить работу в выходной день. Для этого нужно заполнить заявление о работе в выходной день и прикрепить скан  к служебной записке о командировании Согласие на работу в вых дни (DOC, 31 Кб) 

! Для получения аванса на покрытие предстоящих расходов по проезду и найму жилого помещения, других расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных)  необходимо прикрепить к служебной записке о командировании скан  заявления о выдаче денежных средств под отчет. Заявление о выдаче денежных средств на командировку (DOCX, 27 Кб) 

Аванс на командировку выдается работникам не ранее, чем за 15 дней до начала командировки. В случае необходимости оплаты отдельных расходов на командировку ранее этого времени (приобретение билетов, оплата проживания, организационного взноса, визы и т.д.) с разрешения курирующего руководителя денежные средства могут быть выданы раньше с предоставлением отчета по ним не позднее 15 рабочих дней со дня выдачи.

Аванс на командировочные расходы выдается наличными денежными средствами из кассы или перечисляется на карту работника, выданную в рамках «зарплатного» проекта. 

Шаг 3. Расписаться в приказе о командировании по мере его готовности в каб. 415 (Отдел кадров), забрать подписанную служебную записку о командировании для подготовки авансового отчета и передачи его в бухгалтерию.

Шаг 4. Оформить авансовый отчет  в течении 3-х дней после возвращения из  командировки (в бумажном виде)

Бланк авансового отчета (форма 0504505) (XLSX, 45 Кб) 

Образец заполнения авансового отчета (XLSX, 131 Кб) 

Авансовый отчет необходимо распечатывать на одном листе с оборотом!

! Если не был получен аванс на командирование, к авансовому отчету прилагается заявление о возмещении командировочных расходов Заявление о возмещении денежных средств на командировку (DOCX, 16 Кб) 

! В случае превышения расходов по сравнению с нормами, указанными в Служебной записке, суммы превышения оплачиваются по решению руководителя. Возмещение командировочных расходов производится через кассу филиала или на карту работника, выданную в рамках «зарплатного» проекта.

! В случае неизрасходованного остатка денежных средств – расчеты с подотчетным лицом осуществляются через кассу, требуется обратиться в Бухгалтерию.

Шаг 5. Передать в Бухгалтерию документы о командировании.

По возвращении из командировки работник обязан сдать в бухгалтерию:
1. Авансовый отчет  об израсходованных суммах;
2. Подписанную служебную записку о командировании;
3. Заявление о возмещении денежных средств на командировку (при условии, что не был выдан аванс);
4. Первичные документы, подтверждающих понесенные расходы в связи со служебной командировкой. 

  Дополнительная информация:

 Не допускается направление в служебную командировку следующих категорий работников:

 1.   Беременных женщин;

 2.   Работников в возрасте до 18 лет.

 Направление в служебную командировку следующих категорий работников допускается только при определенных условиях:

 1.   Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, - если имеется их письменное согласие на командировку или такая служебная поездка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;

 2.   Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет без матери, работников, имеющих детей-инвалидов, попечителей детей-инвалидов и работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

 3.   Работников-инвалидов - если направление в командировку не противоречит их индивидуальной программе реабилитации;

 4.   Работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган, - если командировка не выпадает на период проведения выборов;

 5.   Работников в период действия ученического договора - если служебная командировка непосредственно связана с ученичеством.

 В период нахождения в служебной командировке на работника распространяется режим рабочего времени, определенный локальными нормативными актами организации, индивидуального предпринимателя, в которую (к которому) он командирован.

Официальные документы

Положение о служебных командировках (ссылка)

Содержательный отчет о командировке (форма) (DOCX, 20 Кб) 

Сроки продолжительности командировки иностранца (DOCX, 18 Кб) 

Справочник мероприятий и результатов командирования (DOCX, 28 Кб

Нормативная информация

Приказ О расходах на служебные командировки работников

Об утверждении и введении в действие Положения о служебных командировках

Положение о служебных командировках

Письмо Минфина России_Штамп на посадочных талонах