Инструкция по запуску договоров без оплаты в СЭД

Информируем Вас о том, что НИУ ВШЭ - Нижний Новгород постепенно переходит на электронный документооборот.

Теперь процесс создания, согласования и регистрации договоров без оплаты, в том числе соглашений о сотрудничестве (научном, с работодателями, международном, в области культурных и социальных проектов и др), договоров пожертвования, сетевых договоров, договоров о практической подготовке, договоров безвозмездного выполнения работ, оказания услуг, безвозмездного пользования (ссуды), соглашений о конфиденциальности и иных безвозмездных договоров и соглашений следует осуществлять в СЭД. Данные нововведения призваны ускорить и облегчить процедуру подготовки и согласования договоров/соглашений. Теперь не нужно ходить по этажам и собирать визы))

В целях формирования понятного алгоритма работы, направляем Вам краткую инструкцию по запуску договоров в СЭД:

1.     Инициирующее подразделение создает проект документа договора/соглашения, выбрав во внутренних документах «Договоры без оплаты» и соответствующую категорию договора/соглашения.

2.     Создавая документ, инициатор должен заполнить во вкладке «Реквизиты» поля: краткое содержание, стороны, подписывающее лицо. Во вкладке «Условия» необходимо отметить по какой форме заключается договор и выбрать руководителя подразделения инициатора договора/соглашения.

3.     Далее необходимо перейти к вкладке «Лист согласования».

Для договоров пожертвования, соглашений о сотрудничестве, сетевых договоров, иных безвозмездных договоров, за исключением договоров о практической подготовке, в «Лист согласования» необходимо включить:

- руководителя структурного подразделения, инициирующего заключение договора либо соответствующего заместителя руководителя структурного подразделения;

- главного бухгалтера;

- начальника Юридического отдела;

- заместителя директора, координирующего деятельность структурного подразделения - инициатора заключения договора.

Для договоров о практической подготовке в «Лист согласования» необходимо включить:

- академического руководителя и руководителя факультета – инициатора заключения договора.

4.     После заполнения «Листа согласования» следует перейти к «Листу рассылки». В «Лист рассылки» должны быть включены все согласующие лица. Для договоров пожертвования, договоров безвозмездного выполнения работ, оказания услуг, договоров безвозмездного пользования кроме согласующих лиц, в «Листе рассылки» в обязательном порядке необходимо указать следующих работников бухгалтерии: Астафьеву Анну Александровну и Холодову Юлию Валерьевну и Планово-финансового отдела: Алферову Марину Александровну и Куранову Надежду Игоревну.

5.     По окончанию заполнения всех вкладок инициатор запускает документ по процессу.

6.     После завершения согласования договора/соглашения секретариат директора распечатывает документ и передает его на подписание уполномоченному лицу.

7.     После подписания договора/соглашения уполномоченным лицом инициатору приходит задача по его регистрации. Инициатор забирает подписанные экземпляры договора/соглашения в секретариате директора и проставляет дату подписания договора/соглашения со стороны НИУ ВШЭ, регистрация осуществляется автоматически. Получив от контрагента подписанный оригинал договора/соглашения, инициатор сканирует его и прикрепляет скан в СЭД во вкладке «Подлинники». Если дата подписания контрагентом отличается от даты подписания  НИУ ВШЭ, инициатор во вкладке «Условия» вносит изменения в дату подписания.

8.     По завершению всех выше указанных действий, инициатору необходимо сдать подписанный сторонами экземпляр договора на хранение в соответствующее подразделение (в частности, по договорам пожертвования, безвозмездного оказания услуг/выполнения работ, соглашениям о сотрудничестве обязанности по хранению и учету выполняет Юридический отдел НИУ ВШЭ-Нижний Новгород).