«Цифровизация внутреннего документооборота промышленного предприятия. Опыт внедрения»

На секции по бережливому управлению и информационным технологиям в рамках Парламентского дня Законодательного Собрания Нижегородской области в нижегородском кампусе НИУ ВШЭ, который состоялся 12 марта 2024 года, с докладом выступил приглашенный преподаватель кафедры производственного менеджмента и логистики факультета менеджмента НИУ ВШЭ – Нижний Новгород Владимир Алексеевич Басов.

На секции по бережливому управлению и информационным технологиям в рамках Парламентского дня Законодательного Собрания Нижегородской области, который состоялся 12 марта 2024 года, с докладом выступил приглашенный преподаватель кафедры производственного менеджмента и логистики факультета менеджмента НИУ ВШЭ – Нижний Новгород Владимир Алексеевич Басов.

Доклад под названием «Цифровизация внутреннего документооборота промышленного предприятия. Опыт внедрения» был посвящен демонстрации этапов разработки и реализации реального проекта.

После мероприятия заведующая кафедрой производственного менеджмента и логистики факультета менеджмента НИУ ВШЭ – Нижний Новгород  Ксения Олеговна Сафронова взяла  у Владимира Алексеевича Басова небольшое интервью.

Сафронова Ксения Олеговна: Владимир, почему в рамках доклада ты выбрал именно этот пример?

Басов Владимир Алексеевич: Проект 2023 года, посвящен внедрению цифрового документооборота. Я про этот проект рассказывал, потому это был достаточно хороший пример цифровизации бизнес-процесса на крупном промышленном предприятии по производству непищевой продукции. На таком предприятии существует большое количество документов в рамках бизнес-процесса охраны труда.

К.О.: Проект масштабный и трудоемкий, судя по размеру бизнеса! Уточни, пожалуйста, в чем именно заключалась твоя роль в данном проекте?

В.А.: Моя ключевая задача была оцифровать этот самый процесс. Собрать все процессы, как они есть, выбрать систему, в которую можно положить эти процессы и, соответственно, потом сделать «цифру» из этого.

К.О.: Что получает бизнес, когда решает перенести процесс в «цифру»?

В.А.: Главная цель проекта – сокращение документооборота компании. То есть «уйти от бумаги» в контексте реализации бережливого производства. Второе, повышение прозрачности бизнес-процессов. За счет того, что все бумажные процессы «сложены» в одной системе, можно увидеть, что происходит с этими процессами, как они выполняются, как взаимосвязаны друг с другом. Следующий бенефит – это межсервисная интеграция. Так как предприятие большое, сквозной бизнес-процесс в разных системах. Этот проект позволил еще один кусочек сквозного бизнес-процесса положить в систему.

К.О.: В рамках доклада ты продемонстрировал  свои наработки.

В.А.: Да, методологию, как с нуля провести аудит процесса и перевести его в цифру. Но методология еще будет дорабатываться.

К.О.: Твой доклад вызвал живой интерес! Какой из вопросов ты бы выделил?

В.А.: Мне понравился вопрос о том, что можно ли эту методологию применить в цифровизации процессов в госсекторе. В текущей версии данная методология больше для бизнес– предприятий. Но можно подумать над этим и скорректировать методологию, сделав ее универсальной, без привязки к профилю организации. И еще один вопрос, который мне запомнился. По проекту я проводил сначала аудит процесса, перекладывал его в цифру и только потом его оптимизировал. Комментарий касался того, что лучше сначала проводить оптимизацию и только потом перекладывать улучшенный процесс в цифру. По моему мнению, все зависит от ситуации. В рамках данного проекта проведение оптимизации на бумаге было бы сделать гораздо сложнее, гораздо дольше, чем переложить «бумагу» в цифру, посмотреть в «цифре» в чем он не оптимален и потом его оптимизировать. Потому что искать оптимальности в том, что не оставляет цифровых следов катастрофически сложно и пришлось бы тратить больше времени на детальный аудит процессов.

К.О.: Согласна! Все ситуативно. Так как у проекта есть ограниченные сроки выполнения. Заходишь в проект, и понимаешь, что есть подводные камни и требуется больше времени на изучение процесса. Либо внедрение изменений может быть сопряжено с различными проблемами. И все это влияет на сроки. Плюс заказчик хочет видеть ощутимый результат как можно скорее, поэтому мы выбираем наиболее оптимальный вариант. Не буду вдаваться в подробности, мне недавно рассказывали про проект, в котором не было времени провести полноценный аудит процесса, но требовалось срочное решение, компания несла большие финансовые убытки и был риск ухода ключевого клиента. Поэтому приняли решение построить макет производства, пройти путь процесса и понять, как его можно улучшить. И все это команда проекта сделала за 1 день!

Завершая наше интервью, что можешь сказать о важности таких мероприятий, выступлений и обсуждений на тему цифровизации процессов?

В.А.: Мне мероприятие очень понравилось! Я считаю, что нужно проводить такие встречи, когда на одной площадке собираются представители госсектора, студенты и практики из бизнеса. Это может перерасти в нечто большее, в новые проекты, где заказчиком выступает госсектор, сформировать из студентов инициативную команду, а руководитель этого проекта – практик!  Я с удовольствие принял бы участие в таком проекте!