Основными задачами Секретариата являются информационное, документационное, организационное и техническое обеспечение управленческой деятельности директора НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, заместителей директора НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, научного руководителя НИУ ВШЭ – Нижний Новгород и президента НИУ ВШЭ – Нижний Новгород.
В соответствии с этими задачами Секретариат:
- организует и ведет делопроизводство руководителей с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления в установленном в НИУ ВШЭ и НИУ ВШЭ – Нижний Новгород порядке;
- осуществляет информационно-справочную работу по всем документам, поступающим в Секретариат;
- готовит проекты приказов, распоряжений, служебных записок и иных документов руководителей;
- планирует, согласовывает по электронной почте и обеспечивает выполнение рабочего графика руководителей;
- осуществляет запись на прием к директору НИУ ВШЭ – Нижний Новгород и организацию личного приема граждан в НИУ ВШЭ – Нижний Новгород;
- координирует подготовку и организацию служебных командировок руководителей;
- оформляет протоколы совещаний и заседаний коллегиальных органов НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, возглавляемых руководителями;
- обеспечивает контроль исполнения поручений руководителей, решений директората НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, решений ученого совета и ректората НИУ ВШЭ, служебных записок НИУ ВШЭ;
- обеспечивает сохранность документов и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел Секретариата;
- осуществляет поддержку актуальности, размещаемой на корпоративном портале информации о деятельности руководителей, редактирование персональной страницы руководителей (по согласованию с руководителями);
- организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы директората НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, других совещательных органов НИУ ВШЭ – Нижний Новгород, совещаний и заседаний, проводимых руководителями;
- осуществляет подготовку документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение в соответствии с локальными нормативными актами НИУ ВШЭ и НИУ ВШЭ – Нижний Новгород.