Организация визита международного специалиста в кампус

• преподавание, научная работа или научно-техническое сотрудничество по приглашению структурных подразделений кампуса;
• участие в проводимых структурными подразделениями кампуса мероприятиях (конференции, семинары, школы и т.п.);
• визит небольших делегаций зарубежных вузов и организаций в кампус с целью научно-технического сотрудничества (переговоров).

1. На стадии предварительных переговоров запросить у ИС следующие документы: CV иностранного специалиста; копия паспорта ИС (страница с фотографией и страницы с предыдущими визами РФ, если были); заполненную заявку для визового приглашения.

Подробнее о том, как пригласить иностранного гражданина, можно прочитать на сайте

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 50-60 дней до планируемого визита.

2. Подать заявку на приглашение.

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 45-50 дней до планируемого визита.

3. По готовности ОМС передает ответственному за прием ИС скан визового приглашения. Ответственный за прием отправляет ИС скан визового приглашения.

4. Рекомендуется также в рабочем порядке (по электронной почте) согласовать все аспекты приема делегации (материальное и техническое сопровождение, сувенирная и презентационная продукция, фоторепортаж, освещение в СМИ, допуск в здание и т.п.) с соответствующими структурными подразделениями НИУ ВШЭ – Нижний Новгород.

5. Оформить и запустить в СЭД приказ о приеме ИС с приложением программы визита (начальника ОМС Шиловскую А.А. поставить в лист согласования и рассылки).

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: сразу после согласования с ИС точных дат и финансовых условий визита; лучше всего - за 20 дней до начала визита. Помните: без подписанного приказа и утвержденной сметы невозможны бронирование билетов и проживания, проход в здания НИУ ВШЭ, техническая и административная поддержка визита! 

6. После подписания и регистрации приказа о приеме ИС в СЭД (приказ придет по рассылке ответственному за прием ИС) при необходимости организовать приобретение билетов, бронирование отеля, трансферы для ИС.

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: чем раньше - тем лучше, т.к. стоимость билетов и отелей увеличивается по мере приближения дат визита.

7. После получения ИС российской визы следует попросить ИС прислать скан визы.

8. Для визитов с выплатой гонорара: после получения скана визы ИС подготовить договор гражданско-правового характера (ГПХ). Также до приезда ИС необхожимо подписать договор со стороны НИУ ВШЭ - Нижний Новгород.

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: не менее 10 рабочих дней до начала визита ИС. Договор ГПХ должен быть согласован и подписан НИУ ВШЭ до начала визита ИС!

9. Разместить анонсы о мероприятиях, предусмотренных программой визита ИС, на сайте принимающего подразделения, а также отправить по электронной почте ссылку на анонс визита на сайте подразделения в Отдел по связям с общественностью и маркетингу и в ОМС для размещения анонса на русскоязычном и англоязычном порталах НИУ ВШЭ – Нижний Новгород и для организации интервью.

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 7-10 дней до начала визита ИС.

1. Обеспечить или согласовать трансфер из аэропорта/вокзала до места фактического проживания.

2. В день прибытия ИС в Нижний Новгород или самое позднее на следующий рабочий день принимающее подразделение должно обеспечить постановку ИС на миграционный учет по адресу фактического проживания собственником жилья. Это необходимо при длительности пребывания в Российской Федерации 7 календарных дней и более. 

1. Для визитов с выплатой гонорара: передать подписанные ИС договор ГПХ и акт выполненных работ в бухгалтерию для перечисления гонорара.

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: чем раньше - тем лучше, но не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем окончания визита ИС.

2. Убедиться в том, что в бухгалтерии для оплаты переданы все документы по произведенным расходам (счета / чеки на оплату билетов, проживания, трансфера)

3. В течение 5 дней после окончания визита подготовить и направить новость о визите в Отдел по связям с общественностью и маркетингу.