Информация для сотрудников

Инструкция по оформлению командировки

До поездки Вы должны сделать следующее

1. Внести командировку в начале соответствующего календарного года в форму. Если информация о командировке поступила позже срока заполнения формы, то уведомить о поездке необходимо Починку О.В. и Ноздринова А.А., как только Вам стало известно о поездке.
2. К моменту заполнения служебной записки у Вас должно быть приглашение, где должна быть указана следующая информация о Вас: Ivanov Ivan, Laboratory of Dynamical Systems and Applications, NRU HSE, 25/12, Bolshaya Pecherskaya St., Nizhny Novgorod, Russia, 603155. Если командировка за счет Вышки, другое место работы в приглашении не указывать. Если часть расходов берет на себя приглашающая сторона, то прописать какие: только проживание (accommodation or hotel), питание (meals), проезд (tickets or travel expenses), суточные (per diem). В тезисах обязательно должна быть аффилиация на НИУ ВШЭ и грант/проект.
3. Не позже, чем за две недели до начала командировки, заполнить  служебную записку. Указать основание для командировки - приглашение. Указать цель командировки - доклад на конференции.... Все расходы лучше оплачивать со своей зарплатной карты или наличными. Электронные билеты покупать на сайте компании, которой Вы летите/едите, поскольку комиссию не оплатят. Ознакомиться с допустимым классом обслуживания проживания, проезда можно тут: Положение о служебных командировках. Если командировка выпадает на выходные дени, то необходимо оформить  согласие на работу в выходные дни и приложить к служебной записке.
4. Заполненную служебную записку на командировку, приглашение и согласие на работу в выходные дни (при необходимости) направить Алексею Ноздринову для проверки правильности заполнения и запуска в СЭД.

После поездки Вы должны сделать следующее

1.  Привезти из командировки оригиналы следующих документов:

- электронные билеты/маршрутные квитанции, посадочные талоны, квитанции об оплате +кассовые чеки;

- счет из гостиницы (квитанцию с номером и кассовый чек). Если мероприятие проходит не в городе прилета\приезда и Вами не оплачивается на месте отель, то необходимо запросить у организаторов/приглашающей стороны подтверждение своего участия в мероприятии (certificate of attendance);

- квитанцию об оплате оргвзноса, визового сбора, медицинской страховки и т.п.;

- ж/д и автобусные билеты, подтверждающие внутренние переезды;

- выписки с карты, подтверждающие транзакции, по всем оплатам, произведенным по банковской карте.

В течении трех рабочих дней после последнего дня командировки заполненный и распечатанный (используя двухсторонную печать) авансовый отчет со всеми подтверждающими документами отнести в каб. 220, ул. Б. Печерская, 25/12 (бухгалтерия). Документы ниже:

- подготовить авансовый отчет, с переводом на русский язык всех не русскоязычных документов пункта 1 и приглашения, заверенным в международном отделе (каб. 412, Б. Печерская, 25/12).

- заполнить служебную записку на перевод д/с.

- написать  научный отчет о командировке, используя  приложение (DOCX, 28 Кб) и отправить Алексею Ноздринову.

!!! Убедительная просьба, сообщать менеджеру лаборатории обо всех отъездах из Нижнего Новгорода в рабочие дни. Если Вы собираетесь за пределы РФ, Вы должны оформить отпуск на время поездки.